Magento magazijn app

Quick insights

  • Maatwerk Android app die verbonden is met Magento 2 webwinkel
  • Eenvoudig orders picken met behulp van een Zebra-toestel
  • Voorraden eenvoudig bijhouden via de app
  • Binnenkomende goederen scannen en voorraad automatisch laten bijhouden
  • Verschillende soorten labels rechtstreeks vanuit de app laten printen

JMPB Onderdelen is de specialist in het verkopen van scooteronderdelen voor merken zoals Puch, Yamaha en Zundapp. Door het grote assortiment aan onderdelen worden de bestellingen naar heel veel verschillende landen verstuurd. El Niño was al verantwoordelijk voor de ontwikkeling en onderhoud van de Magento 1 en 2 webwinkels. Vanuit deze positie werden we gevraagd om mee te denken over het proces dat plaatsvindt zodra een bestelling via de webshop wordt ingeschoten.

Vorige situatie

Pakbonnen en adresbonnen voor betaalde bestellingen werden via de Magento beheeromgeving (in bulk) uitgeprint (op een gemiddelde dag ging dit om 200 – 300 pakbonnen!). De pakbonnen en de adreslabels werden met de hand bij elkaar gelegd en de hele stapel aan papieren werd naar het magazijn gebracht.

De pickers pakten de pakbonnen één voor één en gingen de producten pakken en in dozen doen. Als de doos volledig was werd de adreslabel op de doos geplakt en opgestuurd.

In de meeste gevallen ging dit redelijk goed, het werd alleen ingewikkeld als er bepaalde producten niet op voorraad was waardoor de bestelling niet volledig was en niet opgestuurd kon worden. Deze producten werden vervolgens op een los papier met de hand genoteerd en opgeschreven hoeveel er miste. Aan het einde van de dag werd het papier naar de inkoopafdeling gegeven zodat deze producten bij de verschillende leveranciers besteld kon worden.

Bij inkomende goederen werden de producten op het juiste schap gelegd. De niet complete orders werden met de hand nagelopen om te checken of deze inmiddels wel aangevuld konden worden. Als hiermee de order compleet was, werd de adreslabel op de doos geplakt en opgestuurd.

Meedenken over het proces dat plaatsvindt zodra een bestelling via de webshop wordt ingeschoten

Doel van de Android App

Met het gebruik van de papieren pakbonnen, bestellijsten en voorraadlijsten werden er soms fouten gemaakt:

  • Verkeerde producten werden in de doos gedaan en opgestuurd
  • Voorraad werd niet goed bijgehouden waardoor er regelmatig orders niet opgestuurd konden worden
  • Back-order bestellingen lagen (te) lang te wachten voordat ze opgestuurd konden worden.
  • Het opgeven van welke producten besteld moesten worden werd niet altijd (goed) gedaan.

De doelstelling van de app was om dit proces te stroomlijnen, te versnellen en te zorgen dat het aantal fouten die er werden gemaakt te verminderen. Met een bijkomend voordeel dat er niet meer met uitgeprinte papieren gewerkt hoefde te worden en alles digitaal bijgehouden en uitgelezen kon worden.

Proces van de nieuwe scanner-app

Elke medewerker die verantwoordelijk is voor het picken van de orders heeft nu een Zebra-toestel. Met een barcode kunnen ze inloggen met hun eigen Magento-account. Vervolgens worden de nieuwe bestellingen realtime naar de app gestuurd en krijgt de picker de volledige order te zien in de app (met klantgegevens, ordernummer en de bestelde producten).

Bij het picken van een order wordt het bestelde product op het scherm getoond met een afbeelding, locatie van het product in het magazijn, SKU, omschrijving en het aantal dat er besteld is. De picker moet vervolgens de barcode op het schap scannen, de app geeft vervolgens aan of het gescande barcode overeenkomt met het product dat besteld is. Als dit juist is dan kan de picker het product in de doos doen.

Als er niet voldoende producten op voorraad liggen dan kan dit via de app worden opgegeven (met daarbij het aantal dat mist). Deze informatie wordt meteen naar de Magento-webshop gestuurd zodat de inkoopafdeling via de beheeromgeving een overzicht heeft van alle producten die niet of laag op voorraad zijn.

Als alle producten in de doos zijn gedaan, dan kan de picker aan het einde op een knop drukken om de adreslabel uit te printen op een Zebra-printer. Deze label wordt vervolgens op de doos geplakt en verstuurd. De order wordt meteen ook in Magento bijgewerkt als compleet en verzonden (inclusief de Track & Trace code van DPD).

Mocht de order niet compleet zijn dan kan de picker een orderlabel uitprinten, deze kan vervolgens op de doos geplakt worden en op de back-order schap geplaatst worden. De orderlabel bestaat o.a. uit een barcode die door de app gescand kan worden om de order weer op te vragen. In de app wordt dan weergegeven welke producten dan missen om zo eenvoudig deze dozen aan te vullen en te versturen.

Alle stappen die handmatig moesten worden uitgevoerd door de picker zijn geautomatiseerd door het gebruik van de scanner-app

Meer functionaliteit

Omdat de klant overtuigd was van de kracht van de app, was er besloten om de app verder uit te breiden met o.a. de volgende functionaliteiten:

  • Voorraad tellen: door de barcodes op de schappen te scannen kan er via de app worden opgegeven hoeveel producten er fysiek in de schappen liggen.
  • Inkomende goederen scannen: goederen die geleverd worden door leveranciers hebben meestal een barcode, deze barcodes kunnen gescand worden door de app om het juiste product op te zoeken in Magento. Als een product gevonden wordt kan meteen het aantal inkomende goederen via de app worden opgegeven (hiermee wordt de voorraad in Magento meteen bijgewerkt).
  • Back-orders wegwerken: bij het scannen van inkomende goederen geeft de app meteen aan welke orders deze producten missen en aangevuld kunnen worden zodat deze alsnog opgestuurd kunnen worden.
  • Bestellijst samenstellen: een medewerker kan de barcodes op de schappen scannen en per product aangeven hoeveel er besteld moet worden. Deze informatie wordt meteen aan de bestellijst in de beheeromgeving van Magento toegevoegd.

Door het gebruik van deze app werd het inpakproces een stuk verkort, werden het aantal gemaakte fouten sterk verminderd en het aantal back-orders werd drastisch verlaagd.

Heb jij ook een Magento webwinkel waarmee je ook je hele inpakproces wil digitaliseren met een app? Neem gerust contact met ons op en we denken met je mee om een passende app te ontwikkelen die het verwerken van orders een stuk eenvoudiger en sneller maakt.

Neem contact met ons op