Bedrijvendagen Twente

Quick insights

  • Automatiseren van organisatieprocessen, zoals administratie en sales
  • Enorme tijdsbesparing
  • Digitaliseren van aanmeld- en verwerkprocedures
  • Meer positieve reacties van bedrijven en studenten

Bedrijvendagen Twente is een van de grootste carrière evenementen van Nederland. Al meer dan vijfentwintig jaar worden de Bedrijvendagen aan de Universiteit Twente georganiseerd. Tijdens de Bedrijvendagen wordt een serie activiteiten georganiseerd die de contacten bevorderen tussen studenten, afgestudeerden, en assistenten in opleiding enerzijds en potentiële werkgevers anderzijds. Ieder jaar maken gemiddeld 2000 studenten en net afgestudeerden kennis met ongeveer honderd bedrijven. Alle activiteiten vinden plaats op en rond de campus van de Universiteit Twente.

Website 
optimaal benutten

Het bestuur van Bedrijvendagen Twente was op zoek naar een ander webbureau in Enschede om ze te ondersteunen bij het aanpassen van de website. De website wordt ingezet als matchmaker en informatiekanaal voor het evenement. Waarom werden wij ingeschakeld?

  1. Het oude systeem voldeed niet meer aan de nieuwste eisen.
  2. De vorige samenwerking verliep niet altijd even vlekkeloos.
  3. Het bestuur had behoefte aan een nieuw (online) systeem ter ondersteuning van hun dagelijkse activiteiten.

Optimalisatie van het organisatieproces

Het bestuur van BedrijvendagenTwente was gewend om het hele evenement te organiseren buiten hun oude systeem om. Alles werd gedaan middels excel-sheets, word-documenten, PDF-bestanden en mail. Het systeem werd voornamelijk gebruikt om inhoud op de website te publiceren en om de ingeschreven bedrijven en studenten te beheren.

Aan ons de taak om het gehele proces van het organiseren van het evenement in kaart te brengen en te adviseren hoe bepaalde handelingen anders uitgevoerd konden worden of zelfs overgeslagen konden worden. Met onze technische achtergrond konden we een aantal handmatige handelingen automatiseren en digitaliseren waardoor het bestuur zich meer kan focussen op de organisatie van het evenement in plaats van op de verschillende administratieve taken rondom het evenement.

Bijvoorbeeld, voorheen werden contracten die gesloten werden tussen het bestuur en de deelnemende bedrijven met Word in elkaar geplakt aan de hand van standaard alinea’s en zinnen. Deze documenten werden vervolgens uitgeprint en per post naar de bedrijven opgestuurd. De bedrijven moesten daarna de contracten ondertekenen en per post of mail weer terugsturen. 

Je raadt het al, dit proces duurde heel erg lang, veel contracten waren ineens kwijt en moesten opnieuw gestuurd worden. Sommige bedrijven stuurden het contract niet op tijd terug waardoor ze helaas niet konden deelnemen aan het evenement.

Door het volledige organisatieproces te automatiseren kon het bestuur zich meer richten op de organisatie van het evenement in plaats van administratieve en technische taken

Automatisering
van de administratie

We bestudeerden dit proces en digitaliseerden het hele traject van het aanmelden van het bedrijf, het opgeven van de gewenste activiteiten en sponsor deals tot aan het kiezen van ingeschreven studenten.

Contracten genereren en ondertekenen

Aan de hand van de gewenste activiteiten en sponsor deals worden de contracten automatisch gegenereerd met behulp van de bestaande standaard alinea’s. Deze worden vervolgens omgezet naar een PDF-bestand en aangeboden aan de bedrijven. De bedrijven kunnen online het contract inzien en in de browser met de muis het contract ondertekenen.

Mochten de contracten na een aantal dagen nog niet zijn ondertekend, worden er automatisch herinneringen naar de bedrijven gestuurd om te voorkomen dat ze te laat worden ondertekend. Zodra het contract online is getekend wordt er automatisch een factuur gegenereerd aan de hand van de gekozen activiteiten en sponsor deals.

Facturen opstellen en versturen

De factuur wordt klaar gezet zodat het bestuur eventueel korting kan toepassen en met een druk op de knop worden daarna alle facturen per mail naar de bedrijven gestuurd. Het bestuur kan via het nieuwe systeem bijhouden welke bedrijven de factuur hebben betaald en welke niet. Zodra een factuur op betaald is gezet, wordt het bedrijf automatisch op de website weergegeven en kunnen studenten zich op een bepaald moment op de activiteiten van het desbetreffende bedrijf inschrijven. 

Je kunt je voorstellen dat dit heel veel tijd bespaart. De status van de contracten en facturen is makkelijker bij te houden en er raken geen documenten meer kwijt.  Waar het eerst een paar weken kon duren voordat een contract ondertekend werd, duurt het nu enkele dagen (en dat ligt meestal aan het bedrijf).

Matching

Het koppelen van de ingeschreven studenten aan activiteiten werd voorheen met uitgebreide excel-sheets gedaan. Dit traject is ook geautomatiseerd waardoor er geen excel-sheet meer nodig is. Met één druk op de knop worden de ideale matches berekend tussen de ingeschreven studenten en de activiteiten. Bij het matchen wordt rekening gehouden met de voorkeuren van beide partijen. Na het matchen worden alle partijen automatisch gemaild met daarin een overzicht van de definitieve keuzes en als bijlage een iCal-bestand met de gegevens van de activiteit (datum, tijd, naam en locatie).

Door een proces volledig anders in te richten is veel tijd bespaard en de dienstverlening verbeterd.

Verbluffend
resultaat

Voor ons was dit een interessant traject, omdat we de ruimte kregen om adviezen te geven over hoe een proces dat jaar in, jaar uit werd gehanteerd compleet anders ingericht kon worden om veel tijd te besparen en om de dienstverlening te verbeteren. Bedrijvendagen Twente gaf ons het vertrouwen om bepaalde keuzes te maken, met als eindresultaat een nieuw systeem dat meer heeft opgeleverd dan we allemaal hadden gehoopt.

Onze uitdaging is nu om te zorgen dat de komende evenementen met behulp van het nieuwe systeem nog efficiënter en beter worden georganiseerd. Wellicht kunnen andere digitale toepassingen worden ingezet om de dienstverlening van de organisatie te verbeteren en om het evenement een nog groter succes te maken! 

Heb je ook, of werk je bij een organisatie waarbij (nieuwe) techniek je kan ondersteunen om je organisatorische processen efficiënter te laten werken? Neem gerust contact met ons op om samen je bedrijfsvoering te perfectioneren!

Neem contact met ons op

Gebruikte technieken

Jouw partner voor digitalisering  en  automatisering

Bedankt voor je bericht! We nemen z.s.m. contact met je op. :)
We willen graag je naam en e-mailadres weten om contact op te kunnen nemen.

Laten we samen een keer brainstormen of vertel ons wat over jouw uitdaging. Laat je gegevens achter en we nemen z.s.m. contact met je op.