Met Magento het gehele magazijnproces automatiseren

Michael Angelo Groeneveld Michael Angelo Groeneveld
04 - 08 - 2020

Hoe zijn we te werk gegaan?

Bij een aantal Magento-klanten hebben we een traject doorlopen om te kijken hoe we met technologie hun inpakproces en fysieke voorraadbeheer kunnen vergemakkelijken. Onze oplossing is een Android app die rechtstreeks gekoppeld is aan de API van Magento (1 en 2).

Er zijn talloze oplossingen in de markt die naast Magento kunnen draaien om als (web)winkelhouder je voorraad en je productassortiment bij te houden. Exact, AFAS, SAP, enz. zijn allemaal pakketten die we regelmatig tegenkomen. Elk pakket heeft zijn voor- en nadelen, maar ze hebben wel een ding gemeen: ze zijn heel moeilijk aan te passen en/of te integreren in het inpak- en voorraadproces van je magazijn.

Bij onze bestaande en potentiële klanten doorlopen we een aantal stappen om te kijken of we een oplossing kunnen bieden om de frustraties en fouten tijdens het verwerken van orders te verminderen.

Stap 1: bekijk hoe het huidige inpakproces werkt

We lopen mee met de collega’s die bezig zijn met het inpakken van orders die vanuit Magento binnen zijn gekomen. We vragen bij elke stap die ze maken waarom ze die stap maken en wat de afhankelijkheden zijn. Denk bijvoorbeeld aan vragen zoals:

  • Hoe weet je waar je naar toe moet lopen om het product in te pakken?
  • Hoe weet je of je alle producten op voorraad hebt om de order te kunnen versturen?
  • Waarom print je bij het begin al je adreslabel uit?
  • Waarom gebruik je een papieren pakbon?
  • Wat doe je als een product niet meer (of te weinig) op voorraad ligt?

En nog talloze andere vragen worden gesteld om een goed beeld te krijgen van de stappen die nu worden ondernomen en de reden waarom het zo ingericht is. Bij elke stap wordt er uiteraard meteen nagedacht hoe het efficiënter kan.

Stap 2: bekijk hoe de (nieuwe) voorraad wordt bijgehouden

Bij veel van onze klanten komen er dagelijks nieuwe producten binnen op pallets en/of dozen. Deze producten komen vanuit hun leveranciers en moeten op de juiste plek geplaatst worden binnen het magazijn zodat de orders efficiënt gepikt kunnen worden. Bij dit proces zijn een aantal gegevens nodig om de voorraad goed bij te houden, denk aan:

  • Barcode/ artikelnummer van het product
  • Leverancier
  • Bestellijst om de order af te boeken
  • Stellingkast waar het product geplaatst moet worden

Deze gegevens moeten ergens aanwezig zijn danwel opgeslagen worden zodat de hele administratie weer op orde is. Dit gebeurt meestal met de hand met uiteraard bijkomend nadeel dat er veel fouten gemaakt kunnen worden.

Stap 3: bekijk hoe de backorders afgehandeld worden

Bij het aanvullen van de voorraad kan het betekenen dat een aantal orders die nog in backorder stonden (orders die niet afgerond konden worden omdat een bepaald product niet op voorraad was) inmiddels wel verwerkt en verstuurd kunnen worden. Bij heel veel klanten gebeurt die check met de hand waardoor de kans bestaat dat (heel) veel orders (te) lang als backorder blijven en (te) laat naar de klanten worden gestuurd.

Stap 4: bepaal waar alle gegevens worden opgeslagen

In sommige gevallen worden gegevens op een papier ‘opgeslagen’, bijvoorbeeld producten die besteld moeten worden, soms worden de gegevens direct in Magento opgeslagen (via een PC die in het magazijn staat) of gegevens worden (ook) in een ERP-pakket opgeslagen zoals Exact of SAP. Dit moet allemaal in beeld worden gebracht om te kijken of het mogelijk is Magento leidend te maken in het opslaan en weergeven van informatie.

In sommige situaties worden ook barcodescanners en andere scanners gebruikt om het invoeren te vergemakkelijken, hoe die scanners gekoppeld zijn wordt dan ook onderzocht.

Oplossing

Op basis van de constateringen die worden opgedaan tijdens het doorlopen van bovenstaande stappen wordt er gekeken of onze Magento scanner app geschikt is voor de klant waar we zijn. Voordeel is dat we eenvoudig de app kunnen aanpassen om bepaalde uitzonderingen in het proces te ondersteunen (bijv. het invoeren van batchnummers en THT-datums bij het verwerken van voorraden).

De app maakt ook rechtstreeks verbinding met de Magento webwinkel via de standaard API (met een paar uitbreidingen die we zelf hebben ontwikkeld) zodat informatie realtime in de webwinkel wordt geüpdatet.

Middels Zebra printers kunnen collega’s ook op verschillende plekken order- en adreslabels uitprinten zodat ze ook zo min mogelijk hoeven te verplaatsen om een order te verwerken.

Kortom, met een degelijke analyse van het huidige proces is het in de meeste gevallen wel mogelijk om technologie te gebruiken om het inpakproces te versnellen en voorraadbeheer te vergemakkelijken.

Heb je ook een Magento webwinkel en wil je ook graag dat we advies geven over hoe je je magazijnproces verder kunt optimaliseren? Neem gerust contact met ons op en we komen graag bij je langs!

Michael Angelo Groeneveld. Michael is leider bij El Niño en is verantwoordelijk voor de interne en externe kennisontwikkeling gerelateerd aan webtechnologieën. Michael Angelo Groeneveld. Michael is leider bij El Niño en is verantwoordelijk voor de interne en externe kennisontwikkeling gerelateerd aan webtechnologieën.

Deel deze blog

Jouw partner voor digitalisering  en  automatisering

Bedankt voor je bericht! We nemen z.s.m. contact met je op. :)
We willen graag je naam en e-mailadres weten om contact op te kunnen nemen.

Laten we samen een keer brainstormen of vertel ons wat over jouw uitdaging. Laat je gegevens achter en we nemen z.s.m. contact met je op.